2022 a été l’année de la reprise événementielle. La crise sanitaire a malheureusement laissé le secteur particulièrement sinistré. Malgré tout, de nouvelles approches et méthodes organisationnelles ont émergé menant à une reprise alternée et complémentaire entre actions physiques et digitales. Au-delà de ce que propose l’institution qui mène à travers sa commission Communication des projets dont l’objectif principal est de faire (re)connaître la profession auprès de ses cibles, le Conseil régional de l’Ordre encourage les actions menées individuellement par ses membres, chacune pouvant être considérée comme bénéfique pour l’image globale de la profession. L’organisation d’événements est une véritable opportunité pour y contribuer. Peu importe leur taille, de nombreuses retombées peuvent être observées (économiques, sociales/relationnelles, environnementales, image de marque…). Le contact, parfois informel, individuel ou collectif, permet d’humaniser l’offre, contrairement à d’autres supports ou démarches commerciales, les activités événementielles étant fondées sur les rassemblements, les rencontres, l’accueil et la convivialité. Bien-sûr, se lancer nécessitera de réfléchir en premier lieu à une stratégie globale de communication puis à s’engager dans la gestion de projet, notion indispensable aux communicants.
L’événementiel n’a pas seulement pour but de préparer un salon, un séminaire, une conférence, un afterwork, etc. à une date et un lieu précis. Il s’agit également d’utiliser des moyens organisationnels et stratégiques pour faire vivre, animer et dynamiser un événement sur le long terme, même à distance. C’est la raison pour laquelle il est indispensable de se préparer à la gestion de projet.
Aujourd’hui, le digital occupe une place prépondérante dans la communication événementielle. Même un événement en ligne permettra de proposer une expérience unique et mémorable tout en pérennisant les relations entre une entreprise et son audience.
Le web offre la possibilité de diffuser un message à travers un public particulièrement large, d’en accroître la portée, de se mettre en avant et cela à un coût réduit. La communication digitale est donc un moyen d’augmenter la portée des événements physiques, voire d’y apporter une complémentarité ou une alternative.
Entretien avec Corinne RENART, Présidente & Amélie FLEURY – VALLETEAU DE MOULLIAC, Responsable de la commission Communication du Conseil régional de l’Ordre
Corinne, quels types d’événements organisez-vous ? À destination de qui ?
Mon cabinet organise depuis quelques années plusieurs événements ciblés. Concernant la com’ interne, nous avons lancé un « Team Bulding » annuel. Durant une journée, nous rassemblons l’équipe de collaborateurs pour présenter la stratégie du cabinet pour l’année à venir puis nous formons des groupes de travail pour qu’ils puissent réfléchir à des problématiques spécifiques : comment mieux facturer ? Comment améliorer la rentabilité ? Quels services proposer aux clients ? Etc. À la fin de la journée, les travaux sont mis en commun et débriefés. Nous profitons de l’occasion pour finir par un moment convivial. Pour cette action qui se tient en décembre, nous organisons tout en interne pour un budget de 1500 euros maximum. Et pour nos clients, nous proposons une conférence une fois par trimestre sur des thématiques diverses. Elles sont réalisées en partenariat avec des intervenants extérieurs comme des avocats, notaires, conseillers en gestion de patrimoine ou assureurs. Nos clients apprécient ces actions car le contenu est riche en informations. Et nos collaborateurs également car c’est un moment de convivialité qu’ils partagent avec les clients et leur travail est valorisé. Le budget par conférence représente 1000 euros pris en charge pour moitié par l’intervenant partenaire. Pour la gestion du projet, nous programmons l’envoi de l’invitation à J-1 mois + deux rappels et des réunions avec le partenaire pour préparer la présentation (le site du CNO offre d’ailleurs la possibilité de récupérer du contenu). Enfin, nous profitons des dates importantes pour le cabinet pour organiser des événements comme l’inauguration de nos nouveaux locaux en 2018 où nous avons mis à l’honneur nos clients et leur savoir-faire. Cet événement a permis de créer du lien. Et aussi les 10 ans du cabinet en 2021 où nous avons mis à l’honneur nos collaborateurs. Nous pouvons donc organiser des événements marquants et sympas et cela pour un budget tout à fait raisonnable !
Amélie, que souhaiteriez-vous développer grâce à l’événementiel ? Pourquoi ?
Finalement le « frein » pour ne pas se lancer serait le manque de temps, l’organisation d’événements est une activité qui peut s’avérer chronophage mais elle est primordiale aujourd’hui pour se démarquer ! Se distinguer grâce à l’événementiel serait donc un objectif pour mon cabinet, il est un bon moyen de développer son image de marque. L’événementiel permet également de créer du lien et de développer les relations (grâce à la convivialité), que ce soit sur la com’ interne vers nos collaborateurs ou la com’ externe vers nos clients que nous pouvons rencontrer ailleurs que dans un bureau. Il est vrai qu’impliquer et faire participer les collaborateurs dans l’organisation d’événements cabinet favorise la création au sein de l’équipe d’un sentiment fort d’appartenance, ce qui n’est pas négligeable compte tenu du défi actuel de fidélisation et de recrutement. Être force de proposition auprès des clients est essentiel pour la satisfaction clients, il est indispensable d’être pro-actif. L’organisation de conférences sur l’actualité me paraît une très bonne idée. L’événement permettrait aussi de faire passer des messages plus facilement contrairement à l’ensemble des moyens que nous utilisons comme le mailing généralisé qui ne permet pas toujours de capter l’attention. Finalement, nous pouvons envisager beaucoup d’axes de développement ! À chacun d’entre nous de déterminer ses objectifs et ses priorités.
Corinne, quelles thématiques vous semblent importantes de proposer lors de réunions d’information auprès des entreprises clientes ?
Les thématiques ne manquent pas ! En tant qu’élue du Conseil régional de l’Ordre, j’ai conscience que les formations et les informations à donner sont nombreuses. A mon avis, les thématiques à aborder et à prioriser seraient la prévoyance du TNS, la SCI, l’optimisation patrimoniale dont l’immobilier locatif, la transmission et la succession, les aides énergétiques, l’épargne salariale, les avantages salariaux déductibles mais aussi la loi de finances et les modes d’exercice en libéral.
Amélie, quels moyens et outils seraient à utiliser selon vous ?
Le web en général nous offre beaucoup de moyens et d’outils et cela pour un budget très intéressant. Plus particulièrement, les réseaux sociaux sont de très bons moyens pour promouvoir nos événements, nous pouvons y diffuser des choses qui marquent les esprits comme des vidéos ou des témoignages. Cela implique d’y consacrer du temps car les utiliser nécessite de mettre en place une stratégie digitale ! Nous pouvons aussi imaginer envoyer de l’information en utilisant des outils de communication visuelle : animation, gif, bannière, etc. Cette information serait diffusée sur tous nos supports web (mail, site internet, réseaux sociaux). Cela permet une complémentarité dans les relations avec la clientèle sans remplacer la proximité et les liens physiques. Finalement, l’événementiel implique aussi d’être créatif !
Marie LELIEUR, expert-comptable & élue co-responsable de la commission Création, Evaluation et Transmission du Conseil Régional de l’Ordre
Présentez-vous !
Je suis expert-comptable, indépendante et entrepreneuse depuis plus de 10 ans. J’ai eu 40 ans cette année et suis maman pour la 4ème fois ! Je suis actuellement sur 4 cabinets, à Lille, Arras, Cappelle-en-Pévèle & Maubeuge pour lesquels j’ai la chance d’avoir des équipes et des associés au top !
Quelle stratégie de communication avez-vous mis en place ?
Nous avons opté pour la visibilité ! Nous avons créé un site internet pour présenter nos activités et nous nous sommes lancés dans l’événementiel également. Nous animons pour nos clients des petits-déjeuners, des webinars et des évènements « de réseautage » sur la métropole lilloise. Nous œuvrons pour la satisfaction de nos clients au quotidien. Pour cela, nous avons des partenaires spécialisés dans la com’ qui nous accompagnent depuis plusieurs années.
Pour quelles raisons avez-vous décidé de vous lancer dans l’organisation d’évènements à l’attention des chefs d’entreprise ?
L’idée première était de créer un événement qui permettrait la mise en relation. Nous souhaitions mettre à disposition des entrepreneurs l’ensemble de notre réseau pour qu’ils puissent développer leur activité. Ce sont également des actions conviviales qui permettent de se rencontrer dans un nouveau contexte, les moments partagés sont différents.
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur ces actions évènementielles ? De manière opérationnelle !
Les évènements se réalisent 2 à 3 fois par an (hors période crise sanitaire !). Nous organisons chaque évènement avec deux sociétés spécialisées dans la com’ avec lesquelles nous mettons en commun nos réseaux respectifs. La gestion du projet prend nécessairement du temps (trouver le lieu, lister et répartir les tâches, gérer le budget, déterminer le programme et le contenu, communiquer…) mais c’est toujours un plaisir de se lancer dans ces projets. Ils permettent aussi de faire de la com’ interne car nous y convions nos salariés. Bref, les retombées sont bénéfiques à tout niveau !
Quel conseil donneriez-vous à un cabinet qui souhaite se lancer dans l’événementiel ?
Je pense qu’il ne faut pas craindre de démarrer petit puis persévérer. La 1ère édition a accueilli 20 participants… nous étions 400 à la 7ème ! Il n’existe pas une seule façon de communiquer. La communication est une somme de supports ou de moyens (évènements, animations…) permettant de parler de son entreprise.
Trois questions posées à Loriane TEIRLYNCK, de l’Agence NSA Concept à Villeneuve d’Ascq
NSA Concept organise des évènements d’entreprise depuis 23 ans ! Pouvez-vous nous présenter votre activité et les solutions que vous proposez à vos clients ?
NSA Concept organise tout type d’évènements d’entreprise, du séminaire au congrès, en passant par le team-building, les soirées ou encore les voyages d’affaires. Chaque expérience que nous proposons à nos clients est adaptée à leurs objectifs. Nous ne faisons que du « sur mesure », avec un engagement RSE et un savoir-faire qui place l’humain au cœur de l’évènement. L’agence, titulaire d’une licence de voyages, intervient dans les Hauts-de-France mais aussi sur l’ensemble du territoire national et à l’étranger.
Vous avez déjà accompagné des experts-comptables pour leurs évènements d’entreprise. Pouvez-vous nous en dire un peu plus ? De quels types d’évènements s’agissait-il ?
En effet, nous avons déjà eu à plusieurs reprises l’occasion d’accompagner des cabinets dans l’organisation de leurs événements, destinés soit à leurs collaborateurs, soit à leurs clients ! D’un point de vue interne par l’organisation de séminaires dans divers lieux de la métropole, permettant de combiner une conférence plénière sur les résultats & les objectifs du cabinet, des ateliers de travail en équipe, un déjeuner convivial & une activité de cohésion. Nous avons également pu apporter notre savoir-faire dans la conception de soirées festives, à l’occasion de la fin d’année ou des vœux par exemple. Côté com’ événementielle externe, nous avons déjà accompagné divers afterworks ou soirées, destinés à la clientèle des cabinets, en effectuant des recommandations de lieux adaptés, de thématiques mais aussi d’animations & expériences, afin de marquer les esprits des convives !
“L’événementiel est devenu depuis plusieurs années un formidable levier de communication interne et externe, incontournable pour la plupart des sociétés.”
Quels conseils pourriez-vous donner à un cabinet qui souhaite lancer une action évènementielle pour son cabinet ?
Tout d’abord, prendre conscience de l’importance & de la plus-value d’une telle action ! L’événementiel est devenu depuis plusieurs années un formidable levier de communication interne et externe, incontournable pour la plupart des sociétés. En effet, que son but soit de fédérer & motiver ses collaborateurs par le développement d’une culture d’entreprise & d’un esprit corporate, ou fidéliser & élargir son portefeuille client, l’organisation d’un event aura forcément un impact positif pour le cabinet ! Autre conseil : ne pas hésiter à se faire accompagner, les agences événementielles sont force de proposition et sauront trouver la bonne combinaison qui permettra de répondre aux objectifs, tout en respectant le budget alloué. Grâce à leur expérience & leur réseau, elles permettent un gain de temps précieux, assureront le succès du projet, afin que chaque client puisse profiter pleinement de l’événement le jour J !
Laurence PEAN-COUSIN, Directrice Tourisme d’Affaires & Marchés Internationaux de Hauts-de-France Tourisme
Pouvez-vous nous en dire un peu plus sur les services que vous proposez aux entreprises ?
Le pôle Congrès et Séminaires de Hauts-de-France Tourisme donne une réponse sur mesure en fonction de vos objectifs, besoins, invités…, à savoir :
Le Conseil régional de l’Ordre a d’ailleurs pu bénéficier de votre aide pour trouver les lieux adaptés à l’organisation de son Campus. Toute entreprise peut-elle faire appel à vos services ? Plus particulièrement, pouvez-vous accompagner un cabinet d’expertise comptable qui cherche un lieu pour organiser un événement, à plus petite échelle, pour ses salariés ou ses clients ?
Que vous soyez une association, une entreprise, une société savante, une fédération professionnelle, une agence spécialisée en tourisme d’affaires ou encore une agence événementielle, en France ou à l’étranger, grâce au savoir-faire et à l’expertise de l’équipe, vous accédez à tous les services indispensables au succès de votre événement et nous qualifions avec précision votre demande. Parce que chaque projet est unique, l’équipe du pôle Congrès et Séminaires de Hauts-de-France Tourisme vous accompagne dans l’organisation de votre manifestation professionnelle de A à Z : de la conception à la mise en œuvre le jour J avec un suivi personnalisé et confidentiel de votre dossier. Une parfaite connaissance des destinations et produits qui composent la région vous permettra de mieux définir le lieu de votre événement ! Le pôle répond à l’ambition du Conseil Régional de faire de la région Hauts-de-France une terre de congrès et d’événements d’entreprises. Pour cette raison, les services proposés sont entièrement gratuits, les conseils sont neutres et impartiaux, sans impératifs commerciaux de vente. Chaque année plus de 200 entreprises, associations, fédérations professionnelles, agences événementielles nationales et internationales font appel à nos services ! Nous avons les solutions et vous garantissons vraiment la tranquillité d’organisation.
10, rue de Tenremonde – 59000 Lille
03 20 15 80 80